凡是记载和反映本院主要职能活动，具有保存价值的文字材料、图表、统计表、照片、音、像等材料都属于归档范围。结合本院实际情况，特规范文书档案归档范围及保管期限如下：

院党委：
      一、上级党委关于本院问题的文件、决定、批示、批复、通报、通知
        l、政策法规性重要材料                               永久
        2、一般性材料                                         10年 
      二、上级党委负责人及本院党委领导在本院所作报告、重要讲话等材料                                                          永久
      三、本院党员参加上级党代会的材料                        30年
      四、本院党代会形成的报告、决议、总结、选票统计、上级批复等材
料                                                          永久
      五、本院党委会议、党委扩大会议、支部书记会议记录、讨论通过的
文件、决定等材料                                            永久
      六、本院党委领导参加院外重大活动形成的讲话稿            永久
      七、本院党委制发的文件材料 
      1、重要的文件                                           永久
      2、一般性文件                                           30年
      3、事务性文件                                           10年 
      八、本院党委工作计划、总结、报告、决议、条例等材料。     永久
      九、本院党组织机构、党员名册(名单)、统计报表。            永久
      十、本院党员批准入党、转正、退党或取消党员资格的材料。   永久
      十一、党支部工作计划、总’结、汇报、报告、支部会议记录。30年
      十二、本院党员重新登记、群众评议党员的材料。            30年
      十三、本院评选先进党支部、党小组、优秀共产党员的决定名单、事
迹、奖证等材料：
      1、评为省级文化系统以上的材料。                      永久
      2、评为院级材料。                                   30年
      十四、本院党员处分和撤销处分的材料。
      1、影响大，问题严重的。                              永久
      2、一般性的。                                       10年
      十五、本院关于纪检工作的计划、总结、处理意见、报告、报以及群众检举、揭发、本人申诉、组织调查、结论等材料。
      1、重要材料。                                        永久
      2、一般材料。                                       30年
      十六、本院民主党派组织改选、人员名单（名册)、座谈会、落实政策等统战方面的材料。                                           30年
      十七、本院教职工被选为省以上人大代表的材料。             永久
      十八、本院党委启用印章的文件、印模。                     永久
      十九、本院党委介绍信存根、收发文登记本。                10年
      二十、本院党委工作大事记。                              30年

团  委：
      一、上级关于本院团的工作指示、通知、决定、批示。
      1、重要的。                                          永久
      2、一般的。                                         10年
      二、本院团员参加上级团代会材料。                         永久
      三、本院团委工作计划、总结、报告。                      30年
      四、本院团组织机构、团员、团干部名单、统计报表。         永久
      五、本院团组织和团员奖惩材料。                          30年
      六、本院团委工作会议记录。                              10年
      七、本院团委工作大事记。                                10年
      八、本院团委制定的各种规章制度。                         永久
      九、本院团员批准入团、退团的材料及团组织关系介绍信存根。30年

工  会：
      一、上级对本院工会工作指示、通知、批复、规定。
      1、重要的材料。                                      永久
      2、一般的材料。                                     10年
      二、本院教代会文件、记录、发言稿，决议、提案等。         永久
      三、本院工会工作计划、总结、报告、重要会议记录。        30年
      四、本院工会被评为省文化系统以上先进集体和个人事迹材料。30年
      五、本院工会组织机构，选举任命干部名单、会员名册和统计表等材
料。                                                         永久
      六、本院工会会议记录、大事记。                          30年
      七、本院工会制定的各种规章制度。                         永久
      八、本院工会组织的参观旅游及各种文体活动形成的材料和照片。
10年
      九、教职工福利及工会财务账目。                           永久

院办公室：
      一、上级机关的文、电材料。
      1、针对本院教学、科研等工作的指示、批复等。          永久
      2、直属上级业务主管机关颁发的需要本院贯彻执行的重要文件材
料。                                                    30年
      二、上级领导来我院视察、检查工作形成的声、像等材料。    30年
      三、本院院务会议记录。                                   永久
      四、院长召集全院性会议及全院重大活动的记录、纪要、贺电、贺礼、
声像材料。
      1、重要的。                                          永久
      2、一般的。                                         10年
      五、院领导在院际活动中代表学院的发言文稿：
     l1、重要的。                                          30年
      2、一般的。                                         10年
      六、本院远景规划、年度工作计划、总结、报告。             永久
      七、本院颁发的各种规定、制度、重要通知、通报、决定。     永久
      八、本院行政介绍信存根、收发文登记本。                  10年
      九、本院被评为先进集体的材料：
      1、省以上先进。                                      永久
      2、省以下先进。                                     30年
      十、本院对专题、典型问题的调查报告：
      1、重要的。                                          永久
      2、一般的。                                         10年
      十一、本院基本情况综合材料汇编、历史沿革、学院概况材料。 永久
      十二、本院各种统计报表。
      1、学年初报表。                                      永久
      2、一般统计报表。                                   10年
       十三、本院与外单位开展交流、协作所形成的记录、纪要、协议书、
合同书等文件材料。
      1、有历史意义和长远利用价值的。                      永久
      2、一般性的。                                       10年
      十四、本院邀请外国专家来院讲学、接待外宾、参观、访问等活动形
成的文件、声像材料。                                     永久
      十五、本院出国访问、演出所形成的文件、人员名单、节目单、评介
文章等。                                                 永久

人事处
      一、上级机关的文、电材料：
      1、凡针对本院人事工作的指示、批示、批复等文件材料。  永久
      2、直属上级业务主管机关颁发的需要贯彻执行的重要文件材料。
30年
      3、非直属上级机关颁发的需要执行的一般文件材料。     10年
      二、本院人事处工作计划、总结、报告。                    30年
      三、本院人事处工作会议记录。                            30年
      四、本院人事处制定的各种规章制度。                       永久
      五、本院教职工名单、统计表、劳资报表。                   永久
      六、本院机构设置、人员编制、计划。                       永久
      七、本院教职工转正、定级、安置复转军人的计划、报告、批复等。
30年
      八、本院教职工调配工作计划、调动审批表、调令、工资和行政介绍
永久
      九、本院教职工离退休、退职、停薪留职人员、登记表、审批表等材料。                                                         30年
      十、本院教职工调整工资的文件材料、名单及上级批复。       永久
      十一、本院教职工考核、奖惩、职称申报表、审批表、聘任书等材料。
      1、高级职称。                                        永久
      2、中级职称。                                       30年
      3、初级职称。                                       10年
      十二、教职工进修计划、报告、登记表、成绩单。            10年
      十三、人事处工作大事记。                                30年
      十四、本院教职工逝世的讣告、悼词及缮后工作形成的文件材料。
10年
 
老干部科：
      一、上级机关文、电：
      1、重要的。                                         30年
      2、一般的。                                         10年
      二、老干部科各种活动形成的文字材料和照片。              10年

保卫处：
      一、上级机关的文、电材料：
      1、凡针对本院治安、保卫、消防、安全等工作的指示、意见、通
知、通报、通告等。                                       永久
      2、直属上级机关颁发的需要本院贯彻执行的重要文件材料。
30年
      二、本院保卫科制定的规章制度。                           永久
      三、本院治保工作计划、总结、报告。                      30年
      四、本院治安工作会议记录。                              30年
      五、本院违法犯罪人员、判决书、处理结论材料：
      1、重大问题。                                       30年
      2、一般问题。                                       10年
      六、保卫处工作事记。                                    30年

教务处：
      一、上级机关的文、电材料：
      1、针对本院教学工作的重要指示、批复等文件材料。      永久
      2、一般性文件。                                     10年
      二、本院教务处制定的各项规章制度。
      1、政策性、法规性的文件材料。                        永久
      2、一般业务性文件。                                 30年
      3、有一定参考价值的事务性材料。                     10年
      三、教务处工作计划、总结、报告。                        30年
      四、研究教学工作会议记录。                              30年
      五、教务处工作大事记。                                  30年
      六、学籍管理材料：
      1、本院招生计划、简章、录取审批表、录取通知书存根、新生名
单、供需合同书。                                         永久
      2、在院学生名单、学籍表、成绩单及毕业证书存根、毕业照。
                                                        永久
      3、学生学籍变更(休、退、病、转、复)有关材料。        10年
      七、本院课堂教学形成的材料：
      1、院历表、总课表、课程教学计划。                    30年
      2、本院自编、主编教材正本、各专业教材使用目录。      永久
      八、本院教学研冗材料：
      1、各专业教学大纲、教学改革方案；                    永久
      2、教学评估、教学检查形成的材料；                   30年
      3、教学专题调查材料；                               30年
      4、教学经验交流、典型教案、讲义；                   30年
      5、本院教师参加院际学术会议交流的论文材料。          永久
      九、学院组织的演出、画展等艺术活动的计划、总结、广告、说明书、
演职员名单、演出场次、评论文章、剧照及其它音、像材料。  永久

学生处：
      一、一级文、电材料：
      1、针对本院学生工作的重要指示、批复；                永久
      2、一般性。                                         10年
      二、本院学生处制定的各项规章制度、条例。                 永久
      三、本院学生处工作计划、总结、报告。                    30年
      四、学生德育教育及第二课堂形成的材料。                  10年
      五、学生奖、惩材料。                                    30年
      六、学生处工作大事记。                                  30年
      七、学生工作会议记录。                                  30年

教学系：
      一、本系工作计划、总结、报告。                          30年
      二、本系教研组活动、计划、总结、会议记录。              30年
      三、本系组织的各种学术报告、讲座。                      10年
      四、本系艺术实践所形成的材料：
      1、实习演出、画展计划、经费预算、总结。             10年
      2、演出剧照、录像带、录音带。                       30年
      3、宣传评论材料、节目单、海报、报刊评论和观众反映。  永久
      4、演出时间、地点、场次、观众人次、统计表。         30年
      五、本系师生参加各种比赛获奖情况。                      10年
      六、优秀毕业生作品及优秀论文。                          30年
      七、本系教师开课通知单、工作量统计表。                  10年
      八、本系期终考试试题。                                  30年

图书馆：
      一、本院图书馆制定的规章制度。                           永久
      二、本院图书馆工作计划、总结、报告。                    30年
      三、图书馆工作大事记。                                  30年
      四、本院图书馆订购书刊的计划、报表。                    10年
      五、本院图书馆馆藏情况统计年报表。                       永久
      六、本院图书馆经费开支情况报表。                        10年

总务处：
      一、上级机关文、电材料：
      1、针对本院总务工作的指示、批复等。                  永久
      2、直属上级业务主管机关颁发的需要贯彻执行的重要文件材料。
30年
      二、本院总务工作计划、总结、报告。                      30年
      三、本院总务工作会议记录。                              30年
      四、本院总务处制定的各项规章制度。                       永久
      五、本院固定资产清册、统计表。                           永久
      六、本院教学、生活用房的调配材料。                      10年
      七、本院房屋产权证书、基建工作计划、报告、会议记录及上级指示、
批复等材料。                                                 永久
      八、本院基建的预算、决算、拨款、征地、建材审批等材料。   永久 
      九、本院与承建单位的合同书、经费预(决)算书、验收、竣工报告
等材料。                                                     永久
      十、城建部门批准本院基建许可证、红线图。                 永久
      十一、本院基建地质勘测材料。                             永久
      十二、本院基建设计图、施工图、竣工图(含隐蔽工程)。        永久
      十三、本院房屋维修材料：
        1、大修和改造的。                                 30年
        2、一般维修。                                     10年
      十四、总务处工作大事记。                                30年

财务处：
      一、上级机关文、电材料：
      1、针对本院财务的指示、批复等文件材料。              永久
      2、上级主管机关颁发的需要贯彻执行的重要文件。       30年
      二、本院财务工作计划、总结、报告。                      30年
      三、本院财务预算报告、经费分配使用及上级审批材料。      30年
      四、本院财务决算年报表。                                 永久
      五、本院财务处制定的规章制度。                           永久
      六、本院财经纪律检查情况汇报材料。                      30年
      七、财务处工作大事记。                                  30年
      八、会计档案按有关规定归档。

个人业务档案：
      一、简历：记录本人从事教学、艺术等业务活动方面的简单经历。
    永久
      二、创作材料：本人创作、改编或移植的剧本、曲谱、绘画、舞蹈等
艺术作品，演出剧照及有关音像材料。                           永久
      三、本人所撰写的学术论文、教材、艺术教育经验介绍等材料。 永久
      四、新闻媒体对本人的评介文章及与名人来往信件等。         永久
      五、获奖材料，在艺术实践和教学活动中荣获的奖状、证书等。 永久
      六、评审专业技术职称的材料。                             永久
      七、其它能代表本人业务水平和艺术风格的材料。             永久